Історично так склалось, що робота з паперами — справа, переважно, жіночих рук. Уважність до деталей, стресостійкість, оперативність та ерудованість — ті якості, без яких неможливо уявити людину, яка працює з документами.
Звісно, ці якості більше проявлені у прекрасної половини людства. На щастя, час не стоїть на місці і сьогодні впровадження інновацій та автоматизація бізнес-процесів — прерогатива не лише чоловіків.
Про те, як сучасні безпаперові технології змінюють життя, роботу та ставлення до них, нам розповіла Наталія Оберемок, IT-директор надійного партнера компанії “Е-КОМ” — ЦУМ Київ.
— Як давно Ваша компанія перейшла на електронний документообіг і чому було прийняте таке рішення?
— Рішення про використання е-документообігу було прийняте ще на етапі проектування бізнес-процесів ЦУМу. Враховуючи те, що прогнозований обіг документів складав декілька тисяч екземплярів щомісячно, можливість прийняття альтернативного рішення ми навіть не припускали. Як показала подальша робота, ми не помилились і зробили правильний вибір.
— Хто ініціював впровадження онлайн сервісу E-DOC: керівник Вашої компанії, фінансовий, ІТ чи відділ логістики?
— Це було спільне рішення фінансової служби та ІТ-відділу, які мали спільні цілі: скоротити операційний час на обробку документів, зменшити затрати на витратні матеріали.
— Як би Ви описали значення електронного документообігу для Вашого бізнесу?
— В умовах високого темпу розвитку бізнесу один із найцінніших ресурсів — час. Використовувати його нераціонально — означає шкодити самому собі. Такий незамінний помічник, як е-документообіг, дозволяє правильно і ефективно керувати своїм часом, приділяючи його чомусь важливішому, ніж оформленню паперів.
До того ж, як соціально відповідальний бізнес, ми турбуємося про навколишнє середовище і зберігаємо природні ресурси.
— Які переваги і результати впровадження е-документообігу Ви можете виділити? Чи стала простішою робота деяких відділів Вашої компанії? Чи вдалось зменшити кількість трудовитрат за рахунок цього?
— З онлайн сервісом е-документообігу E-DOC ми помітно оптимізували роботу бухгалтерії. Як і прогнозували, обіг ділових паперів, якими ми обмінюємось з партнерами, складає більше 30 тисяч документів на місяць. Оскільки перерахування виручки нашим орендаторам-комітентам можливе лише після підписання пакету відповідних документів, ми значно полегшили та пришвидшили цей процес.
Окрім того, після впровадження е-документообігу ми стали оперативніше керувати ціноутворенням, адже підписання специфікацій також відбувається в E-DOC у режимі онлайн. Таким чином, ЦУМ оперативно реагує на всі зміни цін на товари наших партнерів, які представлені в інших торгівельних точках України.
— Як у Вашій компанії ставляться до питання безпеки? Чи постраждала Ваша компанія від літніх кібератак? Чи змінились вимоги до безпеки після цих подій?
— Наше ставлення до безпеки таке, яке повинно бути в компаніях, які себе поважають, — відповідальне і скрупульозне. Завдяки роботі нашої команди, швидкості її реакції та виконання низки превентивних заходів, ЦУМ не постраждав від літніх кібератак.
Однак, це зовсім не означає, що всі просто видихнули і продовжили працювати в штатному режимі. Одразу після пришестя Petya.A ми ще більше удосконалили антивірусний захист та здійснили заходи щодо посилення захисту даних користувача. У планах на 2018 рік — підвищувати рівень інформаційної безпеки.
— Які задачі у розвитку безпаперових технологій стоять перед Вами у перспективі? Чи плануєте Ви впроваджувати інші електронні сервіси?
— В ідеалі хотілося б повністю виключити папір та перевести весь документообіг в електронний. На жаль, поки це не зовсім реально, і питання не лише у бізнес-процесах ЦУМу. Тому в найближчих планах — перевести в електронний формат процес взаєморозрахунків по оренді.
— І наостанок, які Ваші прогнози щодо розвитку безпаперових технологій у найближчі 5 років?
— Я дуже вірю і щось роблю для того, щоб український бізнес усе менше використовував “первісні знаряддя праці”. Мене дуже радує, що у конференціях по е-документообігу беруть участь представники різних галузей. Про що це говорить? Про те, що ми постійно рухаємося до інновацій. Який мій прогноз на найближчі 5 років? Думаю, що через 5 років шафи для документів у бухгалтерії будуть замінені на стелажі для квітів.